Veja abaixo o que muda com a implantação dos sistemas eSocial e SPED para associações e condomínios.
O eSocial, instituído pelo Decreto nº 8373/2014, é um sistema de escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, com o envolvimento da Receita Federal, do Ministério do Trabalho, do INSS e da Caixa Econômica Federal, o qual padroniza a transmissão, validação, armazenamento e distribuição de informações feitas pelo condomínio integrando e agilizando a gestão das informações pelo governo.
Através do sistema eSocial todos os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações:
• GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
• LRE – Livro de Registro de Empregados;
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
• CD – Comunicação de Dispensa; CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais; Folha de pagamento;
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS; GPS – Guia da Previdência Social.
Apesar da obrigatoriedade de todos os condomínios e associações aderirem ao eSocial, as mudanças afetam os condomínios e associações que possuem funcionários próprios, onde as rotinas trabalhistas como admissões, aviso e pagamento de férias, desligamentos, não poderão mais ser retroativos como usual nos dias de hoje.
Os condomínios e as associações precisarão passar por um planejamento pois as informações deverão ser enviadas em tempo real. Como exemplo, no caso de uma
admissão, as informações deverão ser encaminhadas via sistema com as informações da contratação, dados pessoais e informações trabalhistas no mínimo um dia antes de o funcionário iniciar o trabalho.
Embora de forma diversa, e com prazos mais rígidos, as informações entregues via eSocial serão as mesmas atualmente informadas ao governo, como:
• Admissão e demissão de funcionários;
• Horas extras;
• Férias;
• Acidentes de trabalho;
• Declaração de Imposto de renda retido da fonte;
• Informações de Seguridade Social.
No caso de férias, não se pode colocar o empregado em férias antes de formalizar via sistema. Caso isto ocorra, o condomínio/associação estará descumprindo os prazos previstos na legislação e ficará sujeito(a) a multa.
No caso de demissão de funcionário, se o respectivo aviso prévio for comunicado com antecedência, os registros de periculosidade e insalubridade devem ser precedidos pela informação de agentes nocivos e uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs). Também os atestados de saúde só serão aceitos se respeitarem a periodicidade estabelecida pelo eSocial.
Outro ponto de mudança diz respeito ao cumprimento das normas de Medicina e Segurança do Trabalho, onde os laudos médicos e atestados obrigatórios deverão sempre estar dentro da validade. Caso o condomínio/associação não possua esses documentos, deverá providenciá-los de imediato!
Enfim, os síndicos devem estar cientes de que a relação com os funcionários (caso estes não sejam terceirizados) e com a administradora mudou!
Antes do eSocial, os mesmos costumavam passar as informações relacionadas aos empregados uma vez por mês à administradora. Agora, os dados não podem mais ser enviados depois de acontecerem. Uma admissão, férias, licença-maternidade, volta da licença de qualquer tipo, tudo isso deve ser comunicado com antecedência.
Justamente por isso, é fundamental que haja maior sinergia entre o condomínio e a administradora, de forma que a empresa consiga transmitir os dados ao governo dentro do prazo, evitando multas.
Essa mudança impacta na cultura dos condomínios, e, por isso, é de extrema importância que o síndico/presidente esteja ciente da sua responsabilidade, trabalhando em conjunto com a empresa. A partir desse momento, sua colaboração é
essencial para que a administradora consiga realizar os procedimentos dentro do prazo.
Abaixo os valores de algumas multas por falta de cumprimento de prazo:
Admissão do Trabalhador:
Anteriormente, a admissão de um colaborador era enviada através do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), até o dia sete do mês subsequente ao que ocorreu a movimentação do empregado. Com o eSocial, a admissão deve ser enviada até o final do dia que antecede o início da prestação de serviço do trabalhador contratado – A falta de registro do empregado sujeita o empregador à multa prevista no artigo 47 da CLT, que pode variar de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, dobrada por reincidência.
Alteração de dados Cadastrais e Contratuais:
Uma fase importante do eSocial é o saneamento dos dados dos colaboradores. Essa etapa irá garantir que os dados dos funcionários estejam atualizados de acordo com as novas exigências do eSocial. É responsabilidade do empregador informar as alterações existentes no contrato de trabalho e nos dados cadastrais do trabalhador durante a vigência do vínculo empregatício, como prevê o artigo 41, parágrafo único da CLT – O valor da multa por empregado pode variar de R$ 201,27 a R$ 402,54.
Atestado de Saúde Ocupacional (ASO):
Segundo o artigo 168 da CLT, regulamentado pela NR (Norma Regulamentadora) nº 7 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), é necessária a realização dos seguintes exames médicos nos empregados: admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional – A não realização desses tipos de exames sujeita o empregador à multa pela infração ao artigo 201 da CLT. O valor, que é determinado pelo fiscal do trabalho, vai de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.
Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT):
Quando o empregado sofre um acidente de trabalho, de acordo com os artigos 19 a 21 da lei nº 8.213/91, as companhias devem transmitir a CAT ao INSS, mesmo se o empregado não se afastar do trabalho. O prazo desse evento no eSocial é o mesmo de apresentação da CAT, ou seja, até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente, ou imediatamente em caso de falecimento do trabalhador – Caso não aconteça a entrega desse documento, a multa pode variar entre o limite mínimo e o limite máximo do salário de contribuição, podendo dobrar de valor em caso de reincidência.
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP):
De acordo com o artigo 58, da lei nº 8.213/91, as empresas são obrigadas a fornecer informações aos empregados expostos a agentes nocivos químicos, físicos e
biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física. O intuito dessa documentação é comprovar que o empregado esteve exposto a um risco durante o exercício do trabalho. Dessa forma, dependendo do tipo do risco, ele terá direito à aposentadoria especial, ou seja, com menos tempo de contribuição para o INSS – O valor da multa em caso de descumprimento varia de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada de acordo com a gravidade da situação.
Afastamento Temporário:
Quando o colaborador se afasta (férias, auxílio-doença, licença-maternidade, dentre outros), isso impacta seus direitos trabalhistas e previdenciários e também suas obrigações tributárias – A falta dessa informação sujeita o contribuinte às sanções legais, especialmente à multa prevista no artigo 92 da Lei nº 8.212/9 que pode variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada pelo fiscal do Ministério do Trabalho.
Outra mudança que impacta diretamente na cultura dos condomínios e associações, e também se inicia em janeiro de 2019, é a obrigação SPED EFD-Reinf (Sistema Público de Escrituração Digital).
Essa obrigação segue a Instrução Normativa RFB Nº 1701, de 14 de março de 2017.
Instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes.
De modo geral, tal alteração consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações tributárias acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo, assim, a validade jurídica dos mesmos. Salientamos, ainda, que a transmissão digital dos documentos será a única forma então aceita pelo ente estatal.
Esse sistema iniciou-se com três grandes projetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a NF-e em ambiente nacional.
Representa uma iniciativa integrada das administrações tributárias nas três esferas governamentais: federal, estadual e municipal.
O SPED EFD-Reinf tem como principais objetivos:
Promover a integração dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais.
Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores.
Tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica.
Conforme declaração transmitida pela Receita Federal do Brasil seus principais benefícios são:
Redução de custos com a dispensa de emissão e armazenamento de documentos em papel;
Redução de custos com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias;
Uniformização das informações que o contribuinte presta às diversas unidades federadas;
Redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas.
Redução do tempo despendido com a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte.
Simplificação e agilização dos procedimentos sujeitos ao controle da administração tributária (comércio exterior, regimes especiais e trânsito entre unidades da federação).
Fortalecimento do controle e da fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias.
Rapidez no acesso às informações.
Aumento da produtividade do auditor através da eliminação dos passos para coleta dos arquivos.
Possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um leiaute padrão;
Destacamos que todas as empresas, inclusive esta administradora, bem como os condomínios, estes na qualidade de tomadores de serviço, ou consumidores indiretos
de produtos e bens, sofrerão impactos diretos devido aos procedimentos ora noticiados, que necessariamente deverão ser adotados nos prazos previstos na legislação pertinente.